バーチャルオフィスの便利なサービスを紹介!コスト削減も実現可能

窓際のデスク

バーチャルオフィスのサービスでFAXを電子化しよう

オシャレな会議室

未だにFAXで様々な書類を受け付けるケースは少なくはありません。取引先からの注文書、見積依頼、支払通知書などがFAXで送付されることも多く、膨大なFAXの受付は紛失リスクも伴います。そこでバーチャルオフィスのサービスを利用して、煩雑化しているFAXの管理を効率化してみてはいかがでしょうか?
バーチャルオフィスでは住所貸しだけでなく、FAX転送サービスも行っています。FAXの転送サービスは、専用番号で受けたものを再度FAX送信するものではありません。この方法では紙媒体が残ってしまい管理業務に負担が生じます。しかし、バーチャルオフィスのFAX転送は受けたFAXを電子化、すなわちPDF化し登録したメールアドレスに送信してくれます。つまり、FAXが電子媒体として管理される上、膨大なFAX用紙に埋もれてしまうようなことがありません。メール送信されるPDFはバーチャルオフィスの運営スタッフが確認を行い、件名や相手先などの情報を記載してくれます。そのため、メール管理を行うことで効率良く電子媒体で管理することも可能になります。さらにメールを使用することで離れた場所、スマートフォンやタブレット端末を利用して内容を確認することもできるため、取引先に対してスピード感のある対応を行うこともできます。